Tämä tietosuojaseloste (jäljempänä myös ”Seloste”) kuvaa Napapiirin Omaishoitajat ry:n noudattamaa tietosuojakäytäntöä. Tietosuojaseloste on laadittu 23.5.2018. Tietosuojaselostetta on päivitetty 13.10.2021
1. Rekisterinpitäjä
Napapiirin Omaishoitajat ry
Pohjolankatu 2
96100 Rovaniemi
2. Rekisteriasioiden yhteyshenkilö
Katri Mustakangas, p. 0400 987 633
katri.mustakangas@napapiirinomaishoitajat.fi
Tietosuojavastaava:
Meeri Linna, p. 040 579 8551
meeri.linna@napapiirinomaishoitajat.fi
3. Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Henkilötietojen käsittelyn perusteena on yhdistyksen yhdistyslain mukainen velvollisuus pitää luetteloa omista jäsenistään sekä rekisteröidyn suostumus. Erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvia tietoja käsiteltäessä rekisteröidyltä pyydetään aina nimenomainen suostumus tietojen keräämiseen.
Henkilötietoja käsitellään seuraavia tarkoituksia varten:
- yhteydenpito asiakkaisiin, vapaaehtoisiin, jäseniin sekä muihin toimintaan osallistuviin
- asiakkaan toimintakyvyn ylläpito ja edistäminen
- asiakkaan yksilöllinen huomioiminen
- toiminnan turvallisuuden varmistaminen ja väärinkäytösten estäminen
- laskutus
- markkinointi ja tiedottaminen
- rahoittajaa varten
- arvonnat ja kilpailut
- työntekijöiden tiedot ja rekrytointi
- tartuntatautien tartuntaketjujen jäljityksen avustamista varten (tapahtumat)
4. Käsiteltävät henkilötietoryhmät ja tietosisältö
| Ryhmä | Tietosisältö |
| Asiakkaat | Nimi, osoite, puhelinnumero, diagnoosit, lääkitys, perusterveydentila, erityisruokavalio, koulutus, työhistoria, harrastukset, kuvauslupa, läheisen yhteystiedot |
| Vapaaehtoiset | Nimi, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite, koulutus, ammatti, harrastukset, muu järjestö- ja vapaaehtoistoiminta, perussairaudet, erityisruokavalio |
| Uutiskirjeen tilaajat | Nimi, sähköpostiosoite, postitoimipaikka |
| Ryhmiin osallistujat | Nimi, puhelinnumero, sosiaalinen status, ikä, omaishoitotilanne |
| Ovet-valmennuksiin osallistujat | Nimi, osoite, ikä, puhelinnumero, sosiaalinen status, suhde omaishoidettavaan, omaishoitotilanne, terveydentilanne, erityisruokavalio |
| Jäsenet | Nimi, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite |
| Tapahtumiin osallistujat | Nimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero, ikä, erityisruokavalio |
| Arvontoihin ja kilpailuihin osallistujat | Nimi, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite |
Yllä mainittujen ohella mahdolliset muut rekisteröidyn suostumuksella kerätyt tiedot. Lisäksi kerätään palautetta toiminnasta anonyymisti.
5. Tietolähteet
Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan henkilöltä itseltään tai hänen läheiseltä haastattelemalla, puhelimitse, sähköisten lomakkeiden kautta tai sähköpostitse.
6. Tietojen luovutukset
Jäsentiedot luovutetaan Omaishoitajaliiton jäsenasioita hoitavalle henkilölle. Valmennuksiin ja koulutuksiin osallistuvien tiedot luovutetaan niihin liittyvien matkojen toteuttamiseksi hotelli- ja majoituspalvelujen tarjoajalle. Erityisruokavalioihin liittyvät tiedot luovutetaan ravitsemuspalveluista vastaavalle taholle valmennus-, koulutus- tai tapahtumailmoittautumisten yhteydessä. Muita rekisteriin kerättäviä tietoja ei luovuteta ulkopuolisille.
7. Tietojen suojaus ja säilytysajat
Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot sekä manuaalinen aineisto suojataan asianmukaisesti. Rekisterin tietoja säilytetään sekä sähköisessä että paperisessa muodossa (manuaalinen aineisto). Sähköisessä muodossa olevia tietoja säilytetään käyttäjätunnuksin ja salasanoin suojatuissa sähköisissä palveluissa, joihin pääsevät kirjautumaan ainoastaan työntekijät. Rekisteritietoja myös varmuuskopioidaan säännöllisin väliajoin ja varmuuskopioita säilytetään huolellisuutta noudattaen.
Paperisessa muodossa olevat tiedot säilytetään lukituissa kaapeissa ja niitä pääsevät näkemään ainoastaan työntekijät. Asiakastietoja pääsevät näkemään työntekijöiden lisäksi myös vuorossa olevat vapaaehtoiset. Vapaaehtoisten yhteystiedot ovat sähköisessä muodossa, jonka näkevät ainoastaan työntekijät sekä paperisena versiona, joka on käytössä kyseisen paikkakunnan vapaaehtoisilla. Työntekijöitä ja vapaaehtoisia on ohjeistettu tietojen turvalliseen säilyttämiseen ja käyttöön liittyvissä asioissa.
Henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin se on tarpeellista tässä Selosteessa määriteltyjen käyttötarkoitusten toteuttamiseksi. Rekisterinpitäjä arvioi säilyttämisen tarvetta säännöllisesti ja huolehtii siitä, ettei rekisterissä säilytetä tarkoituksiin nähden epätarkkaa, vanhentunutta tai virheellistä tietoa.
Huomionarvoista on, että tietojen suojaukseen ja säilyttämiseen liittyvistä tietoturvallisista toimenpiteistä huolimatta tietoturvaloukkauksen mahdollisuus on aina olemassa. Mikäli henkilötietoihin kohdistuu tietoturvaloukkaus, Napapiirin Omaishoitajat ry toimii kyseisessä tilanteessa vallitsevaa lainsäädäntöä ja ohjeistusta noudattaen.
8. Rekisteröidyn oikeudet
Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkastaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia tietojen oikaisemista, päivittämistä tai poistamista. Napapiirin Omaishoitajat ry:n käsitellessä henkilötietoja suostumuksen perusteella, on rekisteröidyllä oikeus peruuttaa antamansa suostumus.
Mikäli henkilö haluaa tarkastaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee tehdä rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää vahvistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta).
9. Evästeet
Verkkosivuilla www.napapiirinomaishoitajat.fi käytetään evästeitä. Sivusto lähettää selaimelle evästeen, pienen tekstitiedoston, joka tallentuu selaimelle. Osa evästeistä on tilapäisiä istuntoon liittyviä evästeitä, jotka suljetaan, kun selain suljetaan. Osa on pysyviä evästeitä, jotka tallentuvat tietokoneelle.
Voit poistaa evästeet käytöstä selaimen asetuksissa. Huomaa kuitenkin, että jotkut sivuston ominaisuudet lakkaavat toimimasta oikein.
Napapiirin Omaishoitajat ry käyttää kolmannen osapuolen analytiikkapalvelua sivuillaan (Google Analytics). Sivustolla kävijöistä kerätään seuraavia tietoja:
- vierailun päivämäärä ja kellonaika
- sivusto, jolta kävijä on tullut sivustolle
- kävijän selain
- vieraillut sivut
Evästeiden avulla voidaan laskea kävijämäärät sekä analysoida sivuston käyttöä ja luoda siitä tilastoja.
Napapiirin Omaishoitajat ry kerää kävijätietoja omaan käyttöönsä, kuten tilastointiin, jonka avulla on mahdollista kehittää verkkosivustoa ja tarjota hyödyllisempää sisältöä. Kaikki kerätty tieto on anonyymia eikä sitä voida yhdistää tiettyyn henkilöön.
10. Tietosuojaselosteen muutokset
Napapiirin Omaishoitajat ry:llä on oikeus tehdä muutoksia tähän tietosuojaselosteeseen. Napapiirin Omaishoitajat ry suosittelee, että rekisteröidyt käyvät säännöllisesti lukemassa Selostetta saadakseen tiedon siihen mahdollisesti tehdyistä muutoksista.
Huom.! Paperisessa jäsentietolomakkeessa olemme ottaneet käyttöön seuraavan lausekkeen:
Suostun yllä olevien henkilötietojen tallentamiseen Omaishoitajaliiton ja liiton jäsenyhdistysten jäsenrekisteriin. Yhteystietoja käytetään toiminnasta tiedottamiseen, jäsensuhteen hoitamiseen ja kehittämiseen, jäsentilastointiin (tiedot eivät siirry yksilöitynä tilastoihin) sekä omaishoitoon koskeviin kyselyihin ja tutkimuksiin. Tietoja käsitellään sekä jäsenrekisterin tietosuojaselosteen (omaishoitajat.fi/jasenasiat) että jäsenyhdistyksen tietosuojaselosteen (napapiirinomaishoitajat.fi/tietosuojaseloste) mukaisesti.
Ilmoittautumislomakkeissa (Google Forms) käytetään soveltuvin osin seuraavaa lauseketta:
Täyttämällä lomakkeen suostut antamiesi tietojen käsittelyyn. Lisätietoja tietojen käsittelystä: www.napapiirinomaishoitajat.fi/tietosuojaseloste